Ter uma caixa de e-mails bagunçado, ninguém merece! Então prestar atenção em como suas mensagens são organizadas pode ajudar, e muito, na hora de otimizar sua rotina de trabalho
No mundo moderno em que vivemos, fica muito fácil estar em muitos lugares ao mesmo tempo e resolver diversas questões onde quer que estejamos. Aqui do Brasil é possível fazer uma vídeo conferencia com outra pessoa na China. Em tempo real.
Mas com tantos recursos, é preciso que otimizemos todas as ferramentas e tornando-as uma ferramenta que contribua para nossa rotina ser mais rápida e eficiente. Pensando nisso, demorei um certo tempo para descobrir uma forma ideal para deixar meus e-mails organizados. Nunca sabia onde estavam os e-mails que precisavam ser respondidos. Todos misturados na caixa de entrada, sem o menor critério de separação ou critério de organização. Isso acabava deixando mensagens sem respostas ou alguns que aguardavam por dias e dias até que se houvesse uma solução.
Depois de muita pesquisa e várias tentativas não bem sucedidas, encontrei uma que me adequei bem e deu super certo dentro da minha rotina. Chama-se método GTD. Onde todos os dias vejos meus email e organizo-os em 5 pastas. Como são essas pastas:
Pasta Aguardando – São todos aqueles e-mails que dependem de resposta de alguém. Seja a resposta da gráfica em relação ao layout, a resposta do cliente sobre o orçamento realizado ou a posição de seu chefe em relação as tarefas realizadas.
Pasta Responder – Nesta pasta ficam todos os e-mails que levam mais de 2 minutos para serem respondidos. Os demais e-mails costumo responder de imediato. A ideia é que essa pasta seja zerada em até 24h.
Pasta de Tarefas e Ações – Nessa pasta colocamos todas as tarefas que dependem de alguma realização externa ou de algum procedimento e estão sendo realizadas no momento. Diferentemente da pasta responder, que só dependem de respostas, essa pasta depende da realização de uma tarefa ou ação.
Pasta Arquivo – São aqueles e-mails de um ano que já passou e foram resolvidos mas precisam ser guardados por algum motivo. Neste caso, a pasta precisa estar com o ano dos e-mails que estão inseridos nela.
Pasta Lixeira – É o destino de todas aquelas propagandas inoportunas ou tudo aquilo que não nos serve mais.
Para se manter organizado, procure estar em dia com suas mensagens, vendo-as com o máximo de frequência possível. Deu certo comigo e espero que dê com você também!