O livro produtividade máxima, de Tamara Schambach, pode ser a solução para todos os seus problemas de organização. Rápido e fácil de ler, traz novos conceitos que vão revolucionar a forma como você lida com a organização dos seus espaços.
Quando pensamos em nos tornarmos pessoas mais produtivas e organizadas, logo pensamos em pedir a ajuda de profissionais, vídeos na internet, tutoriais ou até mesmo uma literatura apropriada, focando sempre em sermos pessoas melhores.
Então com o foco nessa melhoria do indivíduo, nosso texto traz hoje a recomendação de um livro perfeito para quem pretende mudar de vida, fazendo seu dia render mais, tendo mais produtividade e organização.
“Produtividade máxima”, de Tamara Schambach, traz, em menos de 200 páginas, uma excelente abordagem, sendo abrangente sem deixar de ser prática. A Autora traz um conceito de “pirâmide de Produtividade” onde existem 5 áreas, formando níveis similares ao de uma pirâmide, onde para alcançar o topo, é preciso seguir por todos os níveis (ou degraus).
Em um primeiro caminho para trilhar essa rota da produtividade máximo, o livro sugere um teste com 32 questões para se avaliar em qual dos 5 níveis você se encontra atualmente. Se você está em um verdadeiro caos, nunca foi organizado e não tem a menor noção do que é ser produtivo, você está no nível 1. A evolução a partir disso lhe fará chegar até o nível 5, onde seu nível de organização e produtividade é grande.
Porém, se você se encontra nos níveis intermediários, procurando evoluir sempre, não significa que uma volta aos níveis inferiores não seja possível. Reaprender certos pontos é sempre válido.
Então chegou a hora de falar um pouco sobre cada um dos níveis em questão:
Nível 1 – Organização Espacial
Organizar o espaço tem 3 objetivos básicos:
Diminuir drasticamente a quantidade de papel utilizado, não precisando assim de muito espaço para armazená-lo;
Arquivar os papeis importantes de forma eficiente, tornando fácil o seu acesso quando preciso;
Pensar numa forma eficiente de tratar os papéis a medida que chegam, evitando assim um novo acúmulo.
Pensar na forma como lida com os papéis é fundamental. Por isso, podemos aplicar a técnica dos 3 R’s: Reciclar, resolver e reter; Segundo a autora, qualquer papel pode ser enquadrado em uma dessas categorias.
Lixo: Papéis sem utilidade ou importância, entrando na categoria “reciclar”.
Documentos que exigem algum tipo de resposta ou providência (convites, contas a pagar e etc) entram na categoria “resolver”.
Papéis que precisam ser mantidos. São papéis que precisam estar na sessão de “reter” mas não exigem nenhuma ação ou providência imediata.
Nível 2 – Organização eletrônica
Diz respeito a tudo que envolve o meio digital, sejam arquivos ou e-mails. Todos nós tendemos a salvar todas as mensagens que recebemos e os arquivos que possuímos, sem pensar antes no quão importantes e relevantes eles podem ser.
O ideal é que se organize mensagens e arquivos em pastas próprias para tal ação. Porém, existem duas questões básicas a serem consideradas nesse assunto. Um são os nomes dos arquivos e o outro são os nomes das pastas. Para ambos, o ideal é que se nomeie com nomes que lhe remetam facilmente ao que o arquivo representa, subdividindo as pastas por assuntos (importante, trabalho, textos e etc) e cada um deles por datas, facilitando quando precisamos buscar um arquivo que fale sobre temas específicos (natal, por exemplo – sabemos que pode estar na pasta de Dezembro).
A autora sugere ainda que apliquemos o conceito dos 6A’s para os e-mails onde ela aborda as seguintes questões:
Acessar: Olhar seus e-mails em horários pré-determinados e não todo tempo.
Agrupar: Organizar seus e-mails por assuntos sem necessariamente responde-los todos ao mesmo tempo
Analisar: Avaliar quais são importantes, quais precisam de resposta e quais requerem algum tipo de ação.
Apagar: São os e-mails inúteis, que não exigem providências ou não precisam de alguma atenção futura.
Arquivar: Quando não for possível agir ou apagar um e-mail. São as mensagens que, geralmente, provam o registro de uma decisão, instrução ou situação.
Nível 3 – Gerenciamento do tempo
Nesse nível, falamos de como seu tempo pode ser melhor aproveitado, gerencia-lo é aproveita-lo ao máximo, focando nas atividades mais importantes para se chegar a um objetivo.
Segundo a autora, existem os 3 P’s da organização do tempo, que são o: Planejar, o priorizar e o produzir.
Planejar
Identifique em que você pretende trabalhar (o que você precisa fazer). Anote suas tarefas em uma agenda e destine um tempo específico para faze-las, dando a cada uma delas o prazo que as mesmas devem levar para serem cumpridas (se tornando assim tarefas de dia a dia ou de curto e longo prazo)
Procure anotar tudo que lhe causa stress e lhe tome tempo. Depois de tudo anotado, considere as seguintes questões para priorizar cada item.
O que é importante e precisa ser feito de qualquer jeito
O que pode ser eliminado da lista pois você decidiu que não irá fazer
O que pode ser adiado e feito depois
O que pode ser delegado
Com isso, basta monitorar suas tarefas, ficando atento aos prazos e ainda cobrar aquilo que foi delegado.
Priorizar
A prioridade não é definida por cada um de nós. Nós simplesmente as temos. São questões importantes, que você sabe que são importantes e por isso precisam ser feitas. Vale lembrar que não adianta ter várias prioridades: Se você tem 10 prioridades, na verdade você não tem nenhuma.
Produzir
De nada adianta criar mil formas de se organizar se não colocamos, de fato, a mão na massa. Coloque em prática tudo aquilo que foi pensando e estruturado. Só assim será possível testar se a metodologia funciona com você ou não.
Nível 4 – Alinhamento entre atividades e objetivos
Pensemos juntos, tudo o que você faz em seu dia-dia te leva a chegar mais próximo de seus objetivos? Suas metas estão organizadas em etapas? As tarefas que compõem essas etapas estão sendo cumpridas com êxito?
Pensando nessas respostas, o livro traz o conceito de OBJETIVOS SMART. Que são metas realmente possíveis e gratificantes de serem cumpridas, nos estimulando a trabalhar no dia-dia para alcançá-las. Essa sigla representa as palavras: Específico (Specific), mensurável (measurable), alcançável (attainable), relevante (relevant) e com prazos de conclusão (timely).
Assim, ainda são apresentados os seis passos para definir seus objetivos:
Comprometa-se a atingir os objetivos traçados;
Compreenda a importância de ter objetivos e trabalhar para alcança-los;
Crie seus próprios objetivos;
Planeje as atividades, defina um cronograma;
Avalie e reavalie seu caminho, tarefas, planejamento e cronograma
Nível 5 – Possibilidades
Neste nível vemos como conseguimos utilizar as instruções dadas anteriormente podem ser utilizadas para que você explore suas possibilidades. Afinal, como dito pela autora “não se trata de chegar a algum lugar, mas sim de desenvolver uma atitude de receptividade e consciência, de sermos capazes de identificar as possibilidades já dispondo
Da estrutura necessária para convertê-las em realidade.
Espero que esse “breve” resumo do que podemos ler no livro possa lhe ajudar a entender e despertar em você a vontade de se organizar e melhorar o desempenho em todas as questões relacionadas a sua vida.