Entender como deve ser a gestão de documentos pode fazer toda diferença para sua empresa. Vamos colocar isso em prática?
Ideal para ajudar na gestão de documentos, essa tabela ajuda a evitar perda e extravios de documentos fundamentais para a gestão de sua empresa. Além disso, ajuda a entender o tempo em que cada documento precisa ficar arquivado.
O que é a tabela de temporalidade?
Essa tabela nada mais é do que um facilitador. Ela te ajuda a entender melhor o ciclo de vida de cada documento. É uma ferramenta fundamental para diversos setores da empresa como os setores jurídico, contábil, fiscal e Departamento Pessoal (DP).
Com essa ferramenta, é possível eliminar documentos desnecessários e o descarte errado de documentos importantes.
Ciclo de Vida de um documento
Ciclo de vida em 3 etapas:
Corrente: Quando o documento ainda está com seu prazo de utilização em dia. Sendo fundamental em algum momento para algum setor da empresa.
Intermediário: É quando o período de “validade” se encerrou, mas ainda é importante mantê-lo por perto por questões de segurança.
Permanente: É o prazo de encerramento. O documento já não é tão acessado com frequência e por isso já se encaminha para o descarte.
Prazo de guarda
A maioria precisa ser guardado por, pelo menos, 5 anos. Mas isso varia de documento para documento e pode mudar a qualquer momento, conforme lei vigente. Então é fundamental manter a tabela sempre atualizada.
Destinação final.
Dependendo do tipo de documento e da importância e relevância que ele tem para sua empresa. Você tem a opção de dar alguns destinos para ele. As opções mais comuns são: eliminação (descarte), arquivo inativo, digitalização e armazenamento em microfilme.
Se você ainda tem dúvidas sobre o uso desse tipo de tabela e a gestão de documentos, entre em contato comigo e peça uma ajuda!