Quem tem empresa sabe o quanto de acumula de documentos ao longo dos anos. E, pensando nisso, hoje trago 4 soluções para facilitar a vida de quem precisa ter tudo bem fácil de achar.
A vida de uma empresa precisa estar toda documentada para evitar qualquer tipo de problema. Com isso, acabam se acumulando muitos papéis ao longo dos anos, não é mesmo? Mas e aí, como facilitar a vida na hora de procurar um documento específico no meio de tantos outros?
A resposta é bem simples! Depois de pesquisar bastante, eu trouxe hoje 4 dicas bem práticas para evitar que os documentos se percam ao longo do tempo ou que quem precise dele leve muito tempo a procurar.
Estabeleça um local certo para guardá-los
Ter um local certo para o armazenamento dos documentos é a melhor forma de se manter tudo bem fácil e prático. Dependendo do tamanho da empresa, esse “espaço” pode ser de um simples armário do tipo arquivo até uma sala dedicada somente a este fim. No caso de se usar uma sala para este fim, o ideal é que se tenha uma pessoa responsável por estes documentos. Com isto, evita-se que algum deles se perca ao longo do tempo.
Mesmo que seja um armário arquivo, determine, entre os seus funcionários, aqueles que poderão ter acesso a tais documentos. Com isso, evita-se uma nova desordem ou o extravio de algum desses arquivos.
Organize seus documentos
Deixar todos os documentos separados por temas, datas e grau de importância pode ser um grande facilitador na hora de buscar algo importante. Ganha-se tempo e agilidade em todo o processo. Só precisamos que os documentos voltem para o lugar certo após o uso, para que a organização possa ser mantida pelo maior tempo possível.
Para facilitar ainda mais, podemos digitalizar os mais importantes, deixando-os em pastas separadas por nome e datas. Assim, evita-se o desgaste natural do documento, o extravio ou a desorganização.
Ajuda da tecnologia para a organização
Atualmente, empresas de softwares já desenvolveram sistemas de armazenamento, consulta e gestão de documentos para empresas. Com isso, evita-se o grande número de pessoas em um processo e ajuda ainda a facilitar a organização e a organização destes documentos.
Usar a nuvem para armazenar arquivos
Uma outra opção é a utilização de nuvens para o armazenamento de alguns documentos. Isso ajuda a evitar que se percam documentos importantes que acabem gerando algum tipo de prejuízo para a empresa. Esses documentos na nuvem ficariam disponíveis somente para quem é de direito.
E você, como costuma gerir os documentos de sua empresa? Acesse já o meu perfil do Instagram e deixe seu comentário ou alguma sugestão de como você costuma fazer para arquivar os documentos importantes de sua empresa.