Perder tempo procurando documentos que deveriam estar arquivados é, no mínimo, desnecessário. Evitar isso é uma questão de prioridade.
Quanto tempo não perdemos procurando aquele boleto que foi pago ou até mesmo aquele pedido que foi feito no ano passado a um fornecedor específico? Quanto tempo poderia ser poupado se seguíssemos alguns passos que poderiam fazer toda diferença.
E, pensando nisso, nosso site preparou para você algumas dicas básicas para que sua empresa não tenha mais problemas com documentos que se perdem no meio da bagunça ou que não se consegue mais ler as informações contidas neles.
Passo 1: Digitalização
A digitalização de documentos proporciona o aumento de sua vida útil, já que os dados no documento não se apagaram nunca. Ainda é possível criar pastas para armazenar essas “cópias” de acordo com o tipo de documento e a data, facilitando a sua procura quando necessário.
E o melhor de tudo, ajuda a economizar espaço! Uma vez digitalizado, dependendo do documento, é bem possível que ele já possa ser descartado, abrindo lugar para outras coisas bem mais importantes.
Passo 2: Arquivos Suspensos
Para os documentos que, por mais que sejam digitalizados, não podem ser jogados fora, a sugestão é a criação de um arquivo suspenso. Procure separa-los por categorias e níveis de importância. Se houverem arquivos com “datas de validade” e que podem ser descartados depois de um tempo, basta ressaltar essas datas dentro de uma pasta específica que obtenha essa informação.
Passo 3: Microfilmagem
Esse processo faz com que o documento ganhe uma vida útil de até 500 anos e ainda seja bastante compacto. Os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal dos documentos originais. Após a compactação nos rolos os papeis podem ser descartados, restando apenas os rolos, facilitando o seu armazenamento.
Passo 4: Nuvem
A nuvem é um dos recursos mais modernos disponibilizados atualmente. Com ela, é possível guardar seus documentos digitalizados em um “backup” virtual, facilitando o acesso a esse documento de qualquer computador, bastando apenas que o administrador da nuvem passe o acesso e a senha de segurança.
Nessa nuvem, é possível manter a organização em pastas, como se fossem os arquivos organizados em seu computador. Para isso, é preciso que todos os funcionários que tem o acesso a conta, mantenham essa organização, a fim de se evitar a perda de arquivos importantes.
Com essas dicas de organização, toda documentação de sua empresa ficará muito mais fácil, melhorando o acesso a arquivos importantes e tornando a dinâmica de sua empresa muito mais rápida.